バーチャルオフィスを選ぶうえで重要な判断材料のひとつが料金・費用です。バーチャルオフィスの料金は、サービス内容やエリア、運営会社など、さまざまな要素で決定されます。料金相場や金額差が出るポイントを把握し、予算に見合ったバーチャルオフィスを選ぶことが大切です。
また、料金だけでバーチャルオフィスを選ぶと、サービスの質やサポート面で後悔してしまう可能性があります。注意点や選び方のポイントを踏まえ、最適なサービスを選択しましょう。
本記事では、バーチャルオフィスの料金相場や注意点、料金以外のチェックポイントなどを解説します。
バーチャルオフィスの料金体系
バーチャルオフィスの基本的な料金体系は、「基本料金+オプション料金」です。また、契約時には入会金などの初期費用が別途発生します。
ここでは、バーチャルオフィスの初期費用・月額料金やオプション料金、価格差が生じる原因などを紹介します。
初期費用・月額費用の内訳
バーチャルオフィスの料金は、大きく「初期費用」と「月額料金」に分けられます。
バーチャルオフィス事業者によって異なりますが、初期費用の内訳は「入会金・登録料+保証金」が一般的です。入会金は、3,000〜15,000円程度が相場であり、保証金は通常退会時に返金されます。また、初期費用と同時に「1年分の月額料金」など、当面の料金を前払いするケースもあります。
一方、月額料金は「基本料金+オプション料金」で構成されることが一般的です。ただし、基本料金に含まれるサービス内容は、各バーチャルオフィスで異なります。住所利用のみのケースや、電話代行・来客対応まで含まれるケースなど幅広いため、事前確認は必須です。通常、基本サービスが充実しているほど、基本料金が高額になる傾向があります。
オプション料金の一例
バーチャルオフィスで提供されているオプションの内容や料金は、各事業者で異なります。代表的なオプションと料金の一例は以下のとおりです。
- 貸会議室の利用：1,000～3,000円/1時間
- 電話転送：2,000～5,000円/1ヶ月
- 電話秘書代行：4,000～6,000円/1ヶ月
- 郵便物のリアルタイム転送：1,000～5,000円/1ヶ月
- 郵便物のスポット転送：500～1,000円/1ヶ月
- ワークスペースの利用：1,000～3,000円/1回
- ティーサービス：100～300円/1回
ただし、オプションの有無や料金は、バーチャルオフィスによって異なります。基本料金内で上記サービスが利用できるケースもあるため、目的を踏まえて入会前に確認しましょう。
エリア（東京・地方）や運営会社による価格差
バーチャルオフィスの料金は、エリアや運営会社によっても変動します。
たとえば、賃料相場の高い東京23区内では、23区外と比べてバーチャルオフィスの料金も高くなる傾向があります。他にも、東京都内と地方都市の料金相場を比べると、賃料やニーズの差から地方のバーチャルオフィスのほうが比較的安価です。
また、運営会社の違いに着目すると、専業でバーチャルオフィスを提供している事業者のほうが料金が安価な傾向にあります。一方、レンタルオフィスやシェアオフィスの付加サービスとして提供されている場合、料金は比較的高額です。
バーチャルオフィスの料金相場
バーチャルオフィスの料金は、月額数百円から10,000円以上と事業者によって大きく幅があります。そのなかでも月額2,000〜5,000円程度のバーチャルオフィスが多く見られます。
ただし、先述したとおり、バーチャルオフィスの料金はエリアによって大きく異なる点に留意しましょう。ここでは、東京都内と地方都市に分けて、バーチャルオフィスの料金相場を解説します。
東京都内の相場
東京都内には、月額料金が1,000円以下から10,000円以上と幅広い価格帯のバーチャルオフィスが存在します。そのなかでも、月額3,000〜5,000円程度のバーチャルオフィスが特に多く見られます。
また、千代田区や新宿区、中央区など、地価やブランド力が高いエリアにあるバーチャルオフィスは、料金が比較的高額です。
ただし、東京都内にはバーチャルオフィスが非常に多いため、格安サービスも十分に見つけられます。料金相場はやや高めですが、ニーズに合わせてサービスを見つけやすいでしょう。
地方都市の相場
広島市や福岡市、札幌市といった地方都市にも、月額1,000円以下から10,000円以上と幅広い価格帯のバーチャルオフィスがあります。相場としては、東京都内より若干安価な月額2,000〜5,000円程度のサービスが中心です。
ただし、比較的大規模な都市や主要な駅前では、バーチャルオフィスの料金が高めな傾向があります。また、料金相場は東京都内より若干安いものの、バーチャルオフィスの数自体は比較的少ないのが現状です。都市によっては月額1,000円以下の格安サービスがなかなか見つからないという事態も起こり得るでしょう。
料金だけで選ぶと失敗する？注意すべきポイント
料金だけに着目してバーチャルオフィスを選択すると、後悔してしまう恐れがあります。特に以下の3つは事前に確認すべきポイントです。以下では、それぞれの注意点について詳しく解説します。
- 極端に安すぎるサービスのリスク
- 登記不可・法人登記別料金などの落とし穴
- 更新料・郵送費など、見落としやすい追加コスト
極端に安すぎるサービスのリスク
極端に安すぎるバーチャルオフィスには、以下のようなリスクが存在する恐れがあります。
- 法人登記に対応していない
- 基本料金内のサービスが不足している
- 無人で運営されている
必要な基本サービスが提供されていなければ、オプションを追加する必要があり、最終的な料金が高額になる可能性があります。また、無人運営によってコストを削減しているバーチャルオフィスの場合、急な来客対応が困難です。
加えて、相場から極端に安いバーチャルオフィスは、ビルの築年数や見た目、住所の信頼性に関する問題も懸念されます。さらに、安価な料金の裏には、運営会社の業績不振といった事情が潜んでいる可能性もあります。結果的に、企業の評判が損なわれる、サービスが急に終了するといった事態が起こりかねません。
格安のバーチャルオフィスに興味がある場合は、実際のビルの様子や利用できる住所、運営状況などを確認しましょう。
登記不可・法人登記別料金などの落とし穴
格安のバーチャルオフィスのなかには、法人登記を認めていない、または別料金がかかるケースがあります。
法人登記が目的にもかかわらず、実際に対応していなければ本末転倒です。また、法人登記に別料金がかかる、または上位プランへの変更が必要な場合、最終的な料金が高額になる恐れがあります。
契約前に、法人登記が可能かどうか、追加料金やプラン変更の有無をしっかり確認しましょう。
更新料・郵送費など、見落としやすい追加コスト
基本料金の他に発生する追加コストを事前に確認しましょう。
たとえば、郵便物の転送サービスがプランに含まれていても、実際の郵送費は自己負担であるケースがほとんどです。加えて、郵便物に関連すると、以下のようなサービスで別途費用が発生することがあります。
- 郵便物の代理サイン
- 受け取り通知
- 郵便物の保管
- スポットでの転送
- 窓口受け取り
また、契約の更新料がかかるケースも存在します。更新料の有無は各バーチャルオフィスによって異なるため、契約内容を漏れなく確認することが大切です。
バーチャルオフィスを選ぶ際のチェックポイント
バーチャルオフィスを選ぶ際は、料金だけでなく、以下のようなポイントをチェックしましょう。以下では、それぞれのポイントを詳しく解説します。
- 信頼性の高い運営会社かどうか
- 必要なサービスが含まれているか
- 自社の事業に合ったサービスか
信頼性の高い運営会社かどうか
バーチャルオフィスを選ぶ際は、信頼性の高い運営会社かどうかをチェックしましょう。信頼性を測る具体的な確認事項は、以下のとおりです。
- 運営会社の実績
- サービスの運用年数
- 利用者の口コミ・評判
- 料金体系の明瞭性
- スタッフの対応・レスポンスの早さ
- 所在地を内見できるかどうか
- 厳格な審査が実施されているかどうか
- 過去に犯罪やトラブルが起きた住所ではないか
信頼性に欠けるバーチャルオフィスを選んでしまうと、快適にサービスを利用できず、対外的な信用も損なわれる恐れがあります。契約前には情報収集やバーチャルオフィスへの問い合わせを積極的に行い、信頼性の高いサービスを選びましょう。
必要なサービスが含まれているか
バーチャルオフィスを選ぶ際は、必要なサービスが提供されているかどうかを確認しましょう。そのためにも、まずはバーチャルオフィスに求めるサービスを明確化することが大切です。
たとえば、法人登記が目的であれば法人登記が認められているか、郵便物を取り扱う場合は転送してもらえるかなどが挙げられます。他にも、法人口座の開設サポートや各種士業の紹介なども必要に応じて検討しましょう。
また、各種サービスが基本料金内なのか、オプション料金なのかも重要なポイントです。オプションでの取り扱いの場合、必ず料金を確認したうえで、総費用を算出しましょう。料金をしっかりと確認しないと、必要なオプションを追加した結果、料金が予算をオーバーしてしまう恐れがあります。
自社の事業に合ったサービスか
自社の事業に合ったバーチャルオフィスを選ぶことも重要です。
たとえば、顧客や取引先の来客が想定される場合は、窓口対応や貸会議室が提供されているバーチャルオフィスがおすすめです。他にも、電話対応が多いと想定されるなら、電話秘書サービスを活用するとスムーズでしょう。
また、住所のイメージと自社の事業内容が一致しているかも考慮すべきです。たとえば、士業のようにしっかりとしたイメージが重要な事業では、東京都千代田区などがイメージと合致するでしょう。他にも、IT企業であれば東京都渋谷区など、エリアのイメージを考慮することでブランディング効果が期待できます。
コスパ重視で選ぶならここを押さえる
バーチャルオフィスをコストパフォーマンス重視で選ぶ際は、以下の3つのポイントを押さえることが重要です。ここでは、各ポイントについて詳しく解説します。
- 月額費用だけでなく年間総額で比較する
- オプションの柔軟性と将来の拡張性を踏まえて考える
- 信頼性の高い立地かどうかを確認する
月額費用だけでなく年間総額で比較する
バーチャルオフィスのコストは、月額料金だけでなく年間の総額で比較することが重要です。
バーチャルオフィスを活用する際には、月額料金以外にも初期費用や更新費用などさまざまな費用が発生します。たとえば、月額料金が安価でも初期費用が高額であれば、起業時の資金繰りが圧迫されてしまうでしょう。また、一見安く見えるオプションでも、年額で計算すると数万円単位の違いになるケースが多々あります。
加えて、月払いではなく年払いのバーチャルオフィスの場合、早期に解約した場合でも年間の料金を支払う必要があります。短期での利用を想定している場合、「まとめて年額を支払う必要があるのか」を確認しましょう。
年間総額に着目することで、実際に負担する正確な金額を比較でき、コストの差をしっかりと感じることができます。
オプションの柔軟性と将来の拡張性を踏まえて考える
オプションの柔軟性と将来の拡張性も考慮すべきポイントです。
具体的には、オプションの内容を柔軟に変更できるバーチャルオフィスが理想です。当初は必要と感じたオプションでも、実際はそこまで利用しないというケースがあります。その際に、翌月からオプションを減らせば、コストを最適化できます。
また、事業内容によっては、将来的に物理的なオフィススペースが必要になるケースも考えられます。コワーキングスペースやレンタルオフィスが提供されていれば、住所地を変えずに事業の変化に対応できるでしょう。
別のオフィスサービスに移転する選択肢もありますが、法人の本店所在地が変わることで、事務量が大幅に増えるため要注意です。
信頼性の高い立地かどうかを確認する
料金が安いバーチャルオフィスには、住所や立地の信頼性が低いという危険性があります。コストパフォーマンス重視でバーチャルオフィスを選ぶ際は、信頼性のある立地かどうかを確認しましょう。
たとえば、東京都千代田区といったビジネスのイメージが強い立地であれば、顧客からの信頼性が高まります。第三者からの信頼性が重要な事業内容の場合、立地の信頼性も考慮しましょう。
また、過去に犯罪が起きていないクリーンな住所であるかも重要です。過去に犯罪やトラブルが起きている住所では、顧客からの印象が悪くなったり、法人口座や融資の審査で不利になったりする恐れがあります。「バーチャルオフィスの住所+詐欺」のようなキーワードでWeb検索を行い、問題のない住所であるかを確認しましょう。
まとめ
バーチャルオフィスの料金は、月額1,000円以下から10,000円以上と事業者によって大きく幅があります。各事業者で基本サービスの内容やオプション料金が異なるため、まずはバーチャルオフィスを活用する目的を明確にしましょう。
また、料金だけでサービスを選ぶと、後悔してしまうことになります。コストを重視してサービスを選ぶ場合でも、必要なサービスの有無や住所の信頼性、オプションの柔軟性などを踏まえて選択しましょう。
自社に最適なバーチャルオフィスを選択すれば、コスト削減や事業効率の向上などを実現できるため、積極的に活用を検討しましょう。
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