個人事業主（フリーランス）でも安心！バーチャルオフィスで自宅住所を守る方法

現在は、インターネットの普及などに伴い、自宅兼事業所で開業する個人事業主・フリーランスが多く存在します。自宅兼事業所は賃貸オフィスと比べてオフィスコストを削減できますが、自宅住所を公開するリスクに不安を覚える方も多いでしょう。

自宅住所を公開するリスクを抑えて開業したい方は、バーチャルオフィスの活用がおすすめです。バーチャルオフィスで事業用の住所を取得すれば、自宅住所の公開が不要となり、一等地の住所で対外的な信頼も得られます。

本記事では、バーチャルオフィスの概要や個人事業主・フリーランスが導入するメリット・デメリットなどを解説します。「バーチャルオフィスを契約すべきかどうか」を適切に判断できるため、ぜひご覧ください。

関連記事：バーチャルオフィスは個人事業主やフリーランスにとって最適な選択肢？

個人事業主が抱える「住所公開」の不安とは

現在は、インターネットビジネスの普及などにより、自宅兼事業所で開業する個人事業主が多く存在します。賃貸事務所と比較してオフィスコストを大幅に削減できますが、以下のような場面で自宅住所の公開が必要となります。

• 特定商取引法による表示義務（ECサイトの運営など）
• 公的機関への届出・申請（開業届の提出/確定申告など）
• 契約書の締結・取引先への請求書の送付
• 名刺・ホームページへの事業所の記載

自宅住所を広く公開することで、プライバシーの侵害やセキュリティ上の問題、ストーカー被害の危険などが生じるため要注意です。加えて、事業所がアパートや一軒家の住所だと、取引先・顧客から「本気で事業を営んでいるのか」と懸念を抱かれる恐れもあります。そもそも自宅物件では商用利用が禁止されているケースもあるでしょう。

とはいえ、自宅で働ける個人事業主・フリーランスが高額な賃貸オフィスを契約するのは現実的ではありません。安心して個人事業を営むためには、住所公開のリスクに対してどのように備えるかが重要となります。

バーチャルオフィスとは？基本の仕組みを解説

個人事業主・フリーランスが自宅住所を公開するリスクに備えるためには、バーチャルオフィスの活用がおすすめです。バーチャルオフィスの活用によって事業用に公開できる住所を取得でき、自宅住所の公開が不要となります。

ここでは、バーチャルオフィスの定義やサービス内容、賃貸事務所との違いを解説します。

「バーチャルオフィス」の定義

バーチャルオフィスとは、事業用に公開できる住所を貸し出すオフィスサービスです。あくまで住所を貸し出すサービスであり、実際に仕事に取り組める物理的な空間は利用できません。

契約後は、バーチャルオフィスの住所を以下のように利用できます。

• 開業届に記載して個人事業の事業所にする
• 契約書や請求書に記載する
• 名刺やホームページに記載する
• 法人化の際に企業の本店所在地として登記する

この特性から、すでに自宅などに物理的なオフィス空間があり、事業用の住所のみを取得したい方に最適です。

なお、「仮想空間に設置されたオフィス空間」もバーチャルオフィスと呼ばれますが、本記事で扱う内容とは異なります。

提供される主なサービス内容

バーチャルオフィスでは、住所貸し以外にも以下のようなサービスが提供されています。

• 郵便物サービス（受け取り/転送など）
• 電話サービス（番号の貸し出し/電話転送/電話秘書など）
• 会議室の貸し出し
• 受付サービス
• 各種士業の紹介
• 法人登記サポート
• 法人口座開設サポート

これらのサービスを有効活用すれば、事業をより効率的に運営できます。たとえば、郵便物の転送サービスを利用すれば、自宅住所は非公開のまま自宅で取引先や顧客からの郵便物を受け取ることが可能です。他にも、不定期で対面業務があっても、貸会議室を利用すればわざわざ会議室を探す手間が省けます。

ただし、各バーチャルオフィスで提供されているサービス内容や料金体系が異なります。オプション扱いの場合も多いため、各事業者のサービス内容と料金体系を事前に確認しましょう。

賃貸事務所との違い

バーチャルオフィスと賃貸事務所の主な違いは、以下のとおりです。

バーチャルオフィスは、賃貸事務所のように賃貸借契約を締結するのではなく、サービス利用契約を結ぶのが一般的です。また、初期費用や月額費用は圧倒的に安価であり、バーチャルオフィス事業者が提供する各種サービスも利用できます。さらに、1〜3ヶ月程度の短期契約が可能なケースが多く、事業実態に合わせて柔軟に利用できる点もメリットです。

ただし、賃貸事務所のように物理的なオフィス空間を利用できるわけではありません。その特性から、一部の許認可（古物商許可/一部士業の登録など）を取得できないことがあります。加えて、賃貸事務所のほうが一般的なオフィス形態と考えられており、バーチャルオフィスは事業の実態を確認されやすい傾向があります。

個人事業主がバーチャルオフィスを活用するメリット

個人事業主・フリーランスがバーチャルオフィスを活用する主なメリットは、以下の3つです。以下では、それぞれのメリットを詳しく解説します。

• 自宅住所を公開せずに済む
• 都心一等地の住所が使えることで信用力が向上する
• 将来的に法人化する際もスムーズに移行できる

自宅住所を公開せずに済む

個人事業主・フリーランスがバーチャルオフィスを活用することで、自宅住所を公開せずに事業を営めます。

自宅で事業を営むと、特定商取引法の表示義務や契約書の作成、郵便物のやり取りなどによって、自宅住所が第三者に伝わります。結果として、プライバシーの問題や嫌がらせ、ストーカー被害などのトラブルにつながる恐れがあるので要注意です。

バーチャルオフィスで住所をレンタルすれば、自宅住所を非公開にして事業を営めます。低価格帯のバーチャルオフィスであれば、月額数百円～千数百円程度で利用でき、事業規模が小さい個人事業主でも利用しやすいでしょう。

都心一等地の住所が使えることで信用力が向上する

バーチャルオフィスは都心一等地や信用力の高いビルの住所を利用できるケースが多くあります。個人事業主・フリーランスが都心一等地の住所を公開することで、取引先や顧客からの信用力の向上が期待できます。

事業所の所在地は、ビジネスの第一印象を大きく左右する要素のひとつです。都心一等地やビジネス街にオフィスを構えていれば、「本気で事業に取り組んでいる」という印象を与えられるでしょう。一方、アパートや一軒家の住所を公開していると、事業の実態や本気度が伝わりにくく、懸念を与えてしまう恐れがあります。たとえば、ECショップで同じ商品を販売しても、事業者の住所が都心一等地とアパートの一室であれば、前者の商品が選ばれやすいはずです。

都心一等地の信用力が高い住所で事業を営めば、イメージダウンによる機会損失を防止でき、利益の最大化に貢献するでしょう。

将来的に法人化する際もスムーズに移行できる

個人事業主・フリーランスが将来的に法人化を行う際も、バーチャルオフィスならスムーズに移行できます。

多くのバーチャルオフィスでは、法人登記が認められています。個人事業の段階でバーチャルオフィスを契約していれば、公開する住所を変えずに法人化が可能です。取引先への通知や名刺・ホームページの更新などが不要となり、余計なコストや手間を削減できます。

さらに、バーチャルオフィスのなかには、法人登記や法人口座開設のサポートを提供している事業者が存在します。将来的に法人化を視野に入れている場合は、法人設立サポートが手厚いバーチャルオフィスを選ぶのが安心です。

バーチャルオフィスを利用できる具体的なケース

バーチャルオフィスの住所を有効活用できる代表的なケースは、以下のとおりです。以下では、それぞれのケースを詳しく解説します。

• 開業届に記載する事業所住所として
• ネットショップ（ECサイト）の特定商取引法の表示として
• 請求書や見積書、契約書のビジネス住所として
• 対外的な会社案内や名刺住所として

開業届に記載する事業所住所として

バーチャルオフィスの住所は、開業届に記載する事業所の住所として利用できます。

開業届にバーチャルオフィスの住所を記載することで、バーチャルオフィスの住所が事業所であると証明しやすくなります。たとえば、融資やビジネス口座の開設時には、開業届の控えの提出を求められることがほとんどです。開業届の控えにバーチャルオフィスの住所が記載されていれば、事業所の実態を裏付ける書類のひとつとなるでしょう。

なお、個人事業主の納税地は原則として住所地です。納税地自体をバーチャルオフィスの住所に変更するかは、管轄の税務署へのアクセスや税務書類の発送先などを踏まえて判断しましょう。

ネットショップ（ECサイト）の特定商取引法の表示として

インターネットショッピング（ECサイト）を運営する場合、特定商取引法の定めとして住所や電話番号の公開が必要です。特定商取引法とは、商取引を行う事業者の悪質行為を防止し、消費者を守るための規則が定められた法律です。

バーチャルオフィスの住所は、特定商取引法に基づく表記としてECサイトに公開できます。自宅住所の公開が不要となるため、プライバシーのリスクを防止でき、安心してECサイトを運営できます。また、消費者が販売者の情報を確認した際に、都心一等地の事業者であるとわかれば、安心して商品を購入できるでしょう。

ただし、バーチャルオフィスが現に活動している住所と認められなければ、特定商取引法上の利用が認められません。具体的には、「郵便物が届かない」「連絡が取れない」といったケースでは、特定商取引法の表示義務違反となる可能性があります。当然ですが、ビジネスの責任者としてオフィス用の住所を借りていることを念頭において活動しましょう。

請求書や見積書、契約書のビジネス住所として

バーチャルオフィスの住所は、取引先に提出する請求書や見積書、契約書などに記載するビジネス住所として利用できます。

請求書や見積書などは、発行者の住所が記載されていなくても法的に無効にはなりません。しかし、住所地の記載がない請求書・見積書は取引先に不信感を与える要因となります。

それでも自宅住所をビジネス住所として取引先や顧客に公開するのに抵抗を感じる方も多いでしょう。そこで、バーチャルオフィスの住所を請求書や見積書などに記載すれば、自宅住所は非公開のまま取引先に安心感を与えられます。

ただし、郵送での返送が必要な契約書などを送付する場合、バーチャルオフィスの住所に書類が届きます。転送サービスを提供しているバーチャルオフィスを選び、返送された書類をしっかりと受け取れる体制を整えましょう。

対外的な会社案内や名刺住所として

バーチャルオフィスの住所は、対外的な会社案内や名刺住所として利用できます。

名刺や会社案内に記載される住所は、ビジネスの第一印象となります。一般的なアパートや一軒家の住所が記載されていると、取引先や顧客は不信感を覚える可能性があるでしょう。そこで、バーチャルオフィスの住所を会社案内や名刺に記載することで、事業の安心感や信頼性を高められます。

また、名刺や会社案内に自宅住所を記載すると、突然自宅に来訪される可能性もあります。顧客を自宅に招くのに抵抗感がある場合、バーチャルオフィスの住所を記載し、貸会議室で対面業務を行うのがおすすめです。突然の来客が想定される場合は、受付サービスが提供されているバーチャルオフィスを選択しましょう。

バーチャルオフィス利用時の注意点・デメリット

個人事業主・フリーランスがバーチャルオフィスを利用する際の注意点やデメリットは、以下のとおりです。以下では、それぞれの注意点・デメリットを詳しく解説します。

• 金融機関や取引先によっては評価がわかれる場合がある
• サービスによって利用可能範囲が異なる
• 本人確認や審査の手間がある

金融機関や取引先によっては評価がわかれる場合がある

バーチャルオフィスは金融機関や取引先によっては評価がわかれる場合があります。

バーチャルオフィスは物理的なオフィスを持たないため、事業の実態が見えにくいという特性があります。また、過去にはマネー・ローンダリングといった悪用目的で利用された事例もありました。

このような理由から、金融機関はバーチャルオフィスでの口座開設時には、厳格な審査を実施する傾向があります。信用金庫や地方銀行のなかには、バーチャルオフィスであることが理由でビジネス口座を開設できないという例もあります。もちろん、バーチャルオフィスというだけで口座開設を拒否しない銀行もありますが、傾向としては賃貸オフィスより不利に働くでしょう。

また、取引先がバーチャルオフィスの仕組みを理解していない場合、住所地に事業の実態がない状況に混乱してしまう可能性があります。未だ賃貸オフィスが一般的と考える層も少なくないため、マイナスのイメージを持たれてしまう恐れがあるでしょう。事前にバーチャルオフィスの仕組みや、使用している旨を伝えておくなどの対策が求められます。

サービスによって利用可能範囲が異なる

各バーチャルオフィス事業者によって利用可能範囲が異なります。

具体的には、「開業届の提出は可能であるが、法人登記は認めていない」といったケースがあります。バーチャルオフィスでも法人登記は可能ですが、各運営会社の利用規約で禁止されている場合があるため注意しましょう。

また、郵便物の転送や貸会議室の有無など、提供されているサービス内容も各バーチャルオフィスで異なります。「将来的に法人化する見込みはあるか」や「必要なサービスは何か」を明確にしたうえで、法人登記の可否やサービス内容を確認しましょう。

本人確認や審査の手間がある

バーチャルオフィスの入会時には、本人確認や審査が実施され、手間と感じる方もいます。

バーチャルオフィスは犯罪収益移転防止法の規制を受ける業種として、厳格な本人確認や審査が義務づけられています。悪用のリスクが高いと判断されると利用を認められず、審査に通過するためには、しっかりとした対策が必要です。

なかには、審査がいい加減で誰でも入会できてしまうようなバーチャルオフィスも存在します。入会自体は簡単ですが、バーチャルオフィスや住所を悪用されるリスクがあり、自社の評判が損なわれる恐れがあるため要注意です。

そのため、バーチャルオフィスを選ぶ際には、「厳格な本人確認や審査が実施されているか」を確認しましょう。厳格な審査が実施されていれば、サービスを悪用する者を事前に排除でき、不要なトラブルに巻き込まれるリスクを防止できます。厳格な審査といっても、悪用の意思がなく真摯にビジネスに取り組む姿勢があれば十分に通過できるため、過度に不安になる必要がありません。

バーチャルオフィスは経費計上できる？

バーチャルオフィスの料金は、原則として個人事業の経費に計上できます。

経費と認められる判断基準を簡単に説明すると、「事業運営上必要であるか」です。バーチャルオフィスは事務所所在地の取得が目的で契約するため、問題なく経費計上が可能です。基本料金だけでなく、郵便物の転送や電話秘書サービスなどのオプション料金も同様に経費計上できます。

バーチャルオフィスの料金を経費計上するためには、原則として領収書や請求書の保存が求められます。ただし、すべてのバーチャルオフィスが領収書・請求書の発行に対応しているとは限りません。バーチャルオフィスが領収書・請求書の発行に対応していない場合は、以下のような書類を証拠書類として保存することが大切です。

• 利用明細書
• 支払明細書
• メールに記載された支払通知
• クレジットカードの明細書
• 出金伝票

なお、仕訳時には一般的に以下の勘定科目が利用されます。

• 基本料金：支払手数料
• オプション料金：通信費/会議費/雑費など（オプションの内容に合わせて選択）

個人事業主がバーチャルオフィスを活用する際のよくある質問

ここでは、個人事業主・フリーランスがバーチャルオフィスを活用する際のよくある質問に回答します。

• バーチャルオフィスの住所で開業届は提出できる？
• 郵便物はきちんと受け取れる？
• 法人登記はできる？
• 料金の相場はどのくらい？

バーチャルオフィスの住所で開業届は提出できる？

バーチャルオフィスの住所で開業届の提出は可能です。通常、開業届の「上記以外の住所地・事業所等」欄にバーチャルオフィスの住所を記載します。

なお、開業届の納税地欄には、原則として住所地を記載します。バーチャルオフィスの住所を納税地にしたい場合は、通常以下のいずれかの手続きが必要です。

• 「所得税・消費税の納税地の異動又は変更に関する申出書」の提出
• 確定申告書の納税地欄にバーチャルオフィスの住所を記載

ただし、事業所の住所を納税地にするのはあくまでも特例扱いとなります。詳しい取り扱いは管轄の税務署に問い合わせることをおすすめします。

参考：A1-5　個人事業の開業届出・廃業届出等手続｜国税庁
参考：A1-6　所得税・消費税の納税地の異動又は変更に関する手続｜国税庁

郵便物はきちんと受け取れる？

多くのバーチャルオフィスでは、郵便物の受け取り・転送サービスが提供されています。郵便物を自宅に転送してもらえるため、顧客・取引先からバーチャルオフィスに発送されても、自宅で受け取ることが可能です。

ただし、バーチャルオフィスを経由して自宅に届くため、発送から受け取りまでに時間差が生じます。具体的な時間差はバーチャルオフィスの転送頻度によって異なるため、事前に確認することが大切です。郵便物に迅速に対応したい場合は、スポット転送や窓口受け取りに対応したバーチャルオフィスがおすすめです。

また、郵便物の転送費用は各バーチャルオフィスで異なります。郵便物が多い事業者の場合、転送費用が高額になる恐れがあるため、料金体系も事前に確認しましょう。

法人登記はできる？

バーチャルオフィスの住所は、基本的に法人登記時の本店所在地として利用できます。ただし、以下のケースでは法人登記が認められないため要注意です。

• バーチャルオフィス事業者が法人登記を禁止している
• 同一住所に同一商号の企業が存在する

法人化を視野に入れている場合は、法人登記が認められているバーチャルオフィスであるかを確認しましょう。また、同一住所（同じバーチャルオフィス内）に同一商号の企業が存在するかどうかは、国税庁の「法人番号公表サイト」の住所検索などで調べられます。

加えて、法人登記が認められている場合でも、上位プランへの加入や追加料金がかかるケースがあります。追加料金なしで法人登記できるバーチャルオフィスが理想でしょう。

料金の相場はどのくらい？

バーチャルオフィスの月額料金は数百円から数万円と幅広いですが、そのなかでも2,000～5,000円程度のサービスが多く見られます。バーチャルオフィスの月額料金は、エリアや住所、基本料金に含まれるサービス内容などによって異なります。

バーチャルオフィスを選ぶうえでコストは非常に重要な項目です。しかし、基本料金が極端に安いサービスには以下のようなリスクが存在します。

• 基本サービスが最小限（ほとんどがオプション扱い）
• 法人登記に対応していない
• 無人で運営されている

基本料金が安くても、必要なオプションを追加したら総費用が高額になるような例もあります。まずは必要なサービスをリストアップし、オプション料金を踏まえた総費用を比較検討しましょう。

まとめ

バーチャルオフィスとは、事業用に公開できる住所を貸し出すサービスです。開業届や契約書の作成、特定商取引法の表示など、さまざまなケースで利用されています。

個人事業主・フリーランスがバーチャルオフィスを活用することで、自宅住所の公開のリスクを防止可能です。さらに、都心一等地の住所で取引先や顧客からの信頼を得られ、郵便物や電話サービスの活用により事業運営の効率化も期待できます。

ただし、サービスによって利用範囲が異なり、金融機関や取引先によっては評価がわかれる点に留意しましょう。まずはメリット・デメリットを踏まえ、「バーチャルオフィスを利用すべきか」を適切に判断することが大切です。

また、一言でバーチャルオフィスといっても、サービス内容や料金体系、法人登記の可否などは異なります。目的や予算を明確にして各サービスを比較検討し、自分に最適なバーチャルオフィスを選択しましょう。