ビジネスにバーチャルオフィスを導入することで、オフィスコストの削減やプライバシーの確保、信頼性の向上などが期待できます。しかし、一言でバーチャルオフィスといっても、サービス内容や料金体系は各事業者で大きく異なります。
バーチャルオフィスのメリットを最大限に活かし、効率的に事業を運営するためには、目的や用途に適したサービスを選ぶことが重要です。まずは自分に合ったバーチャルオフィスの選び方を理解し、サービスを比較・検討しましょう。
本記事では、バーチャルオフィスの選び方のポイントや、選び方で迷った際の対処法などを解説します。
関連記事：バーチャルオフィスの選び方：初めて利用する方への徹底ガイド
そもそもバーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、事業用の住所をレンタルできるサービスのことです。バーチャルオフィスの住所は、以下のような形で活用できます。
- 名刺やホームページに記載する
- 法人の本店所在地として登記する
- 郵便物の発送先住所に指定する
物理的な執務空間は提供されないものの、賃貸オフィスよりも大幅に費用を抑えつつ、一等地の住所を利用できる点が大きな魅力です。
バーチャルオフィスの活用により、自宅で働いていても自宅住所の公開が不要となります。一等地の住所を事業所として公開することで、プライバシーのリスクを防止でき、顧客や取引先からの信頼も得られるでしょう。
また、バーチャルオフィス事業者によっては、以下のようなサービスを提供している場合があります。
- 郵便物の転送
- 電話秘書代行
- 貸会議室の提供
- 受付サービス
- 法人登記サポート
- 各種士業の紹介
対面での打ち合わせ場所や郵便物の受取方法として、バーチャルオフィスを活用する例もあります。ただし、サービスの有無や料金体系は各バーチャルオフィス事業者で異なるため、事前確認は必須です。
バーチャルオフィスの選び方
バーチャルオフィスを選ぶ際は、特に以下の6つのポイントに着目しましょう。以下では、各ポイントを詳しく解説します。
- 法人登記の有無
- 提供される住所の立地と信頼性
- 郵便物・宅配物の対応方法
- 電話転送・電話代行などのサービス有無
- 会議室の有無と利用ルール
- 運営会社の信頼性と実績
法人登記の有無
法人を設立予定、または法人化の見込みがある個人事業主は、法人登記に対応したバーチャルオフィスを選択しましょう。
多くのバーチャルオフィスは法人登記が可能ですが、運営会社やプラン内容によっては認められない場合があります。また、バーチャルオフィスが法人登記に対応していても、以下のようなケースでは法人を設立できない可能性があります。
- 同一住所・同一名称の法人が存在する
- バーチャルオフィスでは許認可が取得できない業種（一部の士業・古物商など）で開業する
契約予定のバーチャルオフィスに同じ名称の企業が存在する場合、法人登記は認められません。同一名称の法人の有無や本店所在地を確認しましょう。
また、バーチャルオフィスはあくまで事業用の住所を貸し出すサービスなので、物理的な事務所要件がある許認可は取得できません。許認可の取得を要する事業を営む場合は、バーチャルオフィスでも取得可能かを判断しましょう。
提供される住所の立地と信頼性
提供される住所の立地や信頼性は、バーチャルオフィスを選ぶうえで重要な判断材料です。
アクセスが良い立地であれば、外出のついでに郵便物を受け取れるなど、より柔軟にサービスを利用できます。さらに、貸会議室を利用する際、好立地なバーチャルオフィスであれば、取引先が訪れやすく、満足度の向上につながるでしょう。
また、都心一等地やビジネス街といった信頼性の高い住所は、企業の第一印象を向上させる効果が期待できます。「渋谷区＝IT・クリエイティブ系」など、事業内容とエリアのイメージが合致すれば、ブランディング効果にもつながります。
注意点として、過去にバーチャルオフィスの住所で犯罪やトラブルが起きていないかを確認しましょう。バーチャルオフィスの住所で犯罪やトラブルが起きていると、自身の事業所を検索された際に不信感を与える可能性があります。事前に「住所地+犯罪」や「住所地+詐欺」などでWeb検索を行い、問題のない住所かを確認しましょう。
郵便物・宅配物の対応方法
バーチャルオフィスの郵便物・宅配物の対応方法を確認しましょう。
多くのバーチャルオフィスでは、郵便物の転送サービスが提供されていますが、転送頻度や料金体系はそれぞれ異なります。転送頻度が高ければ時間差なく郵便物を受け取りやすいですが、転送費用が高額になる可能性があります。一方で、転送頻度が低いと緊急の郵便物に対応できない恐れがあるため、郵便物の重要性やコスト面を考慮して検討しましょう。
加えて、簡易書留などの代理サインに対応していれば、重要な郵便物でも手間なく受領できます。
また、郵便物・宅配物の転送以外にも、以下のようなサービスを提供しているバーチャルオフィスがあります。これらのサービスが提供されていれば、より柔軟に郵便物を受け取れるようになるでしょう。
- 受取通知
- スポット転送
- 窓口受取
- DM破棄オプション
電話転送・電話代行などのサービス有無
バーチャルオフィスのなかには、電話転送や電話代行、電話秘書サービスといった各種サービスを提供している場合があります。これらのサービスを積極的に活用したい事業者は、提供されているサービス内容を確認しましょう。
また、サービスの有無に加えて、料金体系を確認することも重要です。バーチャルオフィスのサービスは基本料金内ではなく、オプションとして提供されていることが多くあります。基本料金が安価でも、オプション料金を加えると、想像以上に高額になる恐れがあるため要注意です。
会議室の有無と利用ルール
対面での会議や打ち合わせがある方は、会議室の有無を確認しましょう。貸会議室が提供されていれば、わざわざ会議室を探す手間が省けます。バーチャルオフィスに契約していれば簡単に予約が取れることが多いため、対面での会議や打ち合わせを円滑に進められるでしょう。
ただし、会議室の利用ルールや料金体系は、バーチャルオフィス事業者によって異なります。事前に利用方法や利用時間、料金体系などを詳細に確認し、用途に合致しているか判断することが大切です。
貸会議室を頻繁に使う予定の方は、実際に建物や設備を内見し、取引先や顧客を問題なく招けるか確認することをおすすめします。
運営会社の信頼性と実績
バーチャルオフィスを選ぶ際は、運営会社の信頼性や実績も重要な確認事項です。具体的には、以下のようなバーチャルオフィス事業者が理想といえます。
- 契約時に厳格な本人確認や審査を行っている
- 料金体系が明瞭
- 契約前に内見が可能
- 利用できる住所を明確に公開している
- 問い合わせへの返信が迅速
- サービスの運営歴が長い
- 実績（利用者満足度・継続率など）が公開されている
- 利用者の口コミが優れている
- 会社概要が明記されている
- 十分な資本金が用意されている
信頼性や実績に欠けるバーチャルオフィスの場合、情報の管理体制が脆弱であったり、サービスが終了してしまったりするリスクが考えられます。不要なトラブルや手間を避けるためにも、信頼性や実績のあるバーチャルオフィス事業者を選択しましょう。
バーチャルオフィス選びで後悔しやすいポイントとは
以下のようなバーチャルオフィスの選び方をしてしまうと、利用開始後に後悔する恐れがあります。以下では、それぞれのポイントを詳しく解説します。
- 料金の安さだけで決めてしまう
- 住所の信用性を見落としてしまう
- サービス内容をよく確認していない
料金の安さだけで決めてしまう
料金の安さだけでバーチャルオフィスを選ぶのはおすすめしません。料金が過剰に安いバーチャルオフィスには、以下のような問題が存在する可能性があります。
- 適切な審査が行われていない
- 必要なサービスが提供されていない
- サービスの質が低い
- セキュリティ対策が不十分
- 管理体制が整っておらず無人で営業されている
- 住所の信頼性が低い
料金の安さは重要なポイントですが、バーチャルオフィス導入の目的を達成できなければ本末転倒です。料金だけでなく、サービスの質や内容を考慮してバーチャルオフィスを選びましょう。
住所の信用性を見落としてしまう
事業運営において、事業所の所在地は企業の信用やブランド力を大きく左右する要素です。バーチャルオフィスの住所の信頼性を見落としてしまうと、住所の公開後に後悔する原因となります。
たとえば、ビジネスの印象とかけ離れた住所や、過去に犯罪やトラブルが発生している住所だと、企業の第一印象を損なう恐れがあります。バーチャルオフィスの選択時には、以下の内容を確認しましょう。
- 信頼性やブランド力がある住所か
- 過去に犯罪やトラブルが発生していないか
住所のブランド力を重視する場合、グレードの高いビルに入居しているバーチャルオフィスを契約するのも有力な選択肢です。また、「IT企業であれば渋谷区」のように、事業内容とエリアが持つイメージの親和性を考慮するのもおすすめです。
サービス内容をよく確認していない
サービス内容を十分に確認せずにバーチャルオフィスと契約してしまうと、後になって後悔する原因となります。当然ですが、自分に必要なサービスが提供されていなければ、本末転倒です。
また、一見必要なサービスが提供されているように見えても、サービスの詳細が自分の想定とは異なるかもしれません。一例を挙げると、「毎週の郵便物転送を希望していたが、実際の転送頻度は月1回だった」などが考えられます。
さらに、サービスが基本料金に含まれず、オプションとして別途料金が発生するケースが多くあります。オプションと知らずに利用してしまうと、想像よりも料金が高額になる恐れがあるため、注意が必要です。
利用目的別・選び方のポイント
個々に適したバーチャルオフィスは、利用目的によってそれぞれ異なります。ここでは、以下の3つの利用目的別に選び方のポイントを解説します。
- 法人登記メインの場合
- スタートアップ・副業の場合
- 商談や面談も想定する場合
法人登記メインの場合
バーチャルオフィスを利用する主な目的が法人登記の場合、前提として法人登記に対応しているサービスでなければなりません。多くのバーチャルオフィスでは法人登記が可能ですが、一部対応していないサービスも存在します。また、法人登記を行う場合には追加費用が発生するケースがあるため、料金プランもあわせて確認しましょう。
加えて、法人登記サポートや口座開設サポートの提供の有無も重要な確認ポイントです。法人登記や法人口座の開設は、法人設立時の大きな課題となります。これらのサポートを活用すれば、スムーズに事業運営を開始できるでしょう。
スタートアップ・副業の場合
スタートアップや副業の場合、低コストで利用できるバーチャルオフィスが適しています。スタートアップは資金面が課題となりやすく、副業は事業規模が小さいという特性上、大規模な固定費は削減すべきであるためです。
バーチャルオフィスの料金の比較時は、基本料金だけでなく、必要なサービスを追加したオプション料金を考慮することが大切です。ただし、先述したように、料金の安さだけでサービスを選ぶことはおすすめしません。料金の安さを重要な判断材料としつつ、サービスの内容や質もしっかりと考慮しましょう。
また、事業の方向性が変わりやすいスタートアップの場合、契約期間を柔軟に決定できるバーチャルオフィスがおすすめです。一方、副業でビジネスに取り組む場合、日中は本業に従事している方が多く、郵便物をなかなか受け取れない可能性があります。副業で郵便物を頻繁に取り扱う場合は、受取通知や窓口受取を提供しているなど、柔軟に郵便物を受け取れるサービスが理想です。
商談や面談も想定する場合
対面での商談や面談を想定する場合、貸会議室が提供されているバーチャルオフィスがおすすめです。バーチャルオフィスの貸会議室を利用することで、賃貸オフィスの契約が不要となり、別途貸会議室を探す手間も省けます。
貸会議室を活用する際には、以下のような要素もあわせて確認しましょう。
- 設備
- 予約方法
- 利用可能時間
- 料金体系
- 室内の雰囲気
- 受付サービスの有無
また、顧客や取引先を会議室に招く場合、アクセスが良いバーチャルオフィスが理想です。アクセスが良ければ、顧客や取引先が来訪しやすく、満足度の向上につながるでしょう。
バーチャルオフィスの選び方で迷ったときの対処法
バーチャルオフィスの選び方で迷った際は、以下の3つの対処法を検討しましょう。以下では、それぞれの対処法について詳しく解説します。
- 比較サイトや口コミを活用する
- お試し利用・無料相談を活用する
- 複数候補を実際に比較検討してみる
比較サイトや口コミを活用する
バーチャルオフィスの選び方に迷ったら、比較サイトや口コミの活用をおすすめします。
比較サイトや口コミは、公式の運営会社以外が発信している情報であるため、ごまかしが効きません。特にGoogleマップの口コミなど、実際の利用者が発信している情報であれば、利用者視点のリアルな意見を把握できます。
また、口コミの件数が多いほど利用者数が多く、古い口コミがあるほど長期間サービスが運営されていると判断可能です。
一方で、比較サイトで一切取り扱いがない場合や、口コミが極端に少ない場合は、利用者数が少ない可能性が考えられます。加えて、サービス内容やスタッフの対応に対する否定的な口コミがあまりに多い際には、利用を避けるのが賢明でしょう。
お試し利用・無料相談を活用する
バーチャルオフィスのなかには、お試し利用や無料相談を提供している場合があります。お試し利用を活用することで、実際の使い勝手やサービスの質を確認できます。また、無料相談で不明点や詳細なサービス内容を確認すれば、本当に自分に合ったサービスかどうかを判断できるでしょう。
ただし、お試し利用中にバーチャルオフィスの住所を名刺やホームページに載せると、他のサービスへの乗り換えが手間になります。名刺の刷り直しやホームページの更新、取引先への再通知が必要になるため注意しましょう。
複数候補を実際に比較検討してみる
バーチャルオフィスの選び方で迷ったら、複数の候補を実際に比較してみましょう。具体的に比較すべき主なポイントは、以下のとおりです。
- 基本料金・基本料金に含まれるサービス
- オプションサービスの内容・料金
- 住所のブランド力・信頼性
- 窓口対応の有無
- 運営会社の実績
また、事前に予算や必要なサービス、希望のエリアを明確にすることも大切です。サービス選定時の基準や優先順位となり、自分に合ったバーチャルオフィスを見つけやすくなるでしょう。
まとめ
一言でバーチャルオフィスといっても、サービスの内容や料金体系は多岐にわたります。また、個々の目的や用途によって、最適なサービスは異なります。本記事で紹介した選び方のポイントを参考に、最適なバーチャルオフィスを選択しましょう。
自分に合ったバーチャルオフィスを導入できれば、コスト削減や生産性の向上、プライバシーの保護などを実現できます。まずはバーチャルオフィスを導入する目的や必要なサービスから明確にしましょう。
コメント