バーチャルオフィスとは｜起業家やフリーランスに選ばれる理由

テレワークの普及や起業・副業への関心の高まりを背景に、バーチャルオフィスが注目を集めています。バーチャルオフィスの活用により、コストカットを実現しつつ、法人登記にも利用できる一等地の住所をビジネスに導入可能です。

しかし、バーチャルオフィス事業者は多岐にわたり、サービス内容や料金体系はそれぞれ異なります。バーチャルオフィスの特徴や自分に合ったサービスの選び方を理解し、最適なオフィス形態を選択しましょう。

そこで本記事では、バーチャルオフィスの特徴や向いている人、選び方のポイントなどを解説します。

バーチャルオフィスとは？基本的な仕組みと特徴

バーチャルオフィスは、他のオフィス形態とは大きく異なる特徴を有しています。以下では、バーチャルオフィスについて、以下の3つの観点から仕組みや特徴を解説します。

• 定義
• サービス内容
• 賃貸オフィスとの違い

バーチャルオフィスの定義

バーチャルオフィスとは、物理的な実体を伴わない仮想的な事務所形態のことです。具体的にいえば、事業用の住所を貸し出すサービスであり、バーチャルオフィスの住所は以下のように利用できます。

• 名刺やホームページに事業所として記載する
• 本店所在地として法人登記を行う

契約者は実際に事務所を所有・賃借していなくても、事業用の住所を確保できます。

バーチャルオフィスはあくまで事業用の住所を貸し出すサービスであり、物理的な執務スペースは利用できません。しかし、月額数百円から数千円程度と、他のオフィス形態と比較して非常に安価な料金である点が特徴です。

この特性から、すでに自宅などの物理的な事務所を確保している方や、そもそも事業所が不要な事業を展開する方などに最適な選択肢です。

提供される主なサービス

バーチャルオフィスは、単に事業用の住所を貸し出すだけでなく、以下のようなサービスを提供している場合があります。

• 住所貸し
• 郵便転送
• 電話対応
• 貸会議室の提供
• 受付サービス
• 法人登記サポート
• 各種士業の紹介

ただし、すべてのバーチャルオフィスで上記のサービスが提供されているわけではありません。無人で営業されている場合や、会議室が設置されていない場合などもあります。

また、サービスによっては基本料金に含まれず、オプションとして提供されているケースもあります。一見安価に見えても、必要なオプションを追加すると高額になる可能性があるため、サービス内容と料金体系は事前に確認しましょう。

賃貸オフィスとの違い

バーチャルオフィスと賃貸オフィスの主な違いは、以下のとおりです。ただし、初期費用や月額料金はあくまで一般的な目安であり、個々のバーチャルオフィスや賃貸物件によって異なります。

バーチャルオフィスは物理的なオフィス空間が提供されないことから、賃貸オフィスと比較して大幅に初期費用や月額料金を抑えられます。また、短期契約に対応していることが多く、郵便転送や電話対応といった賃貸オフィスでは受けられないサービスも活用可能です。

基本的に法人登記も可能ですが、一部対応していないバーチャルオフィスも存在するため、契約前に確認しましょう。

なぜ今、バーチャルオフィスが注目されているのか

現在、以下のような理由からバーチャルオフィスに注目が集まっています。以下では、それぞれの理由を詳しく解説します。

• テレワーク・リモートワークの普及
• 起業・副業ブームによるニーズの高まり
• コスト削減と柔軟な働き方の両立

テレワーク・リモートワークの普及

近年は、働き方改革の推進や感染症対策の一環として、テレワークやリモートワークの働き方が急速に普及しました。オフィスに常駐する従業員が減り、大規模なスペースが不要となった結果、オフィスの縮小や撤退を行う動きが見られるようになりました。

オフィスの縮小・撤退の際にバーチャルオフィスを活用することで、賃貸オフィスの取得に必要な初期費用や固定費を大幅に削減できます。結果的に、資金繰りに余裕が生まれ、事業運営の安定化を図れます。さらに、本来であれば莫大な費用が必要となるブランド力の高い一等地の住所に本店を移転することも可能です。

対面での会議や打ち合わせを実施する企業であっても、貸会議室を設置しているバーチャルオフィスであれば柔軟に対応できます。

起業・副業ブームによるニーズの高まり

現在は、IT技術の進化により自宅でも始められるビジネスが多く、コストを抑えて事業を開始できる環境になりました。さらに、政府による働き方改革の推進が後押しとなり、起業・副業ブームが到来しています。

しかし、自宅で事業を立ち上げると、自宅住所を事業所の所在地として公開する必要があります。自宅住所を不特定多数の方に公開することで、プライバシーのリスクや顧客からの信頼性の低下を招く恐れがあるため、注意が必要です。また、自宅が住居用である場合、事業を営むと規約違反にあたり、オーナーとのトラブルにつながるリスクもあります。

バーチャルオフィスを活用すれば、自宅で事業を展開してもバーチャルオフィスの住所を公開できます。上記のようなリスクやトラブルを防止でき、円滑に起業・副業に取り組めるでしょう。

コスト削減と柔軟な働き方の両立

現在は、事業コストの削減を経営課題と考える企業が多く、テレワークなどの柔軟な働き方への注目も集まっています。バーチャルオフィスの活用によって、コスト削減と柔軟に働ける環境整備の両立が可能となります。

バーチャルオフィスは月額数百円から数千円の低価格で利用でき、賃貸オフィスと比較して大幅に費用を削減可能です。さらに、貸会議室を活用すれば対面での打ち合わせが可能で、郵便物は自宅住所に転送されます。電話対応や受付対応を提供しているバーチャルオフィスもあるため、顧客対応の品質を維持したまま、柔軟な働き方を実現しやすいでしょう。

バーチャルオフィスが起業家やフリーランスに選ばれる理由

バーチャルオフィスが起業家やフリーランスに選ばれる主な理由は、以下の5つです。以下では、それぞれの理由について詳しく解説します。

• 法人登記ができる
• 都心一等地の住所をビジネスに活用できる
• プライバシーの保護に役立つ
• イメージアップ・信頼性の向上が期待できる
• 運営コストを大幅に削減できる

理由①法人登記ができる

基本的に、バーチャルオフィスの住所は法人の本店所在地として登記できます。コストを抑えて法人登記用の住所を確保したい方には最適です。また、法人登記のサポートを提供しているバーチャルオフィスであれば、円滑に法人の設立を進められるでしょう。

また、将来的な法人化を視野に入れている個人事業主がバーチャルオフィスを活用する例も多くあります。個人事業主の段階でバーチャルオフィスを活用していれば、法人化の後も住所を継続して利用できます。取引先への通知が不要となり、スムーズに法人運営を開始できるでしょう。

ただし、以下のようなケースでは法人登記が認められない場合があるため、注意が必要です。

• 同一商号の法人がすでに存在する
• バーチャルオフィスでは許認可が取得できない職種（弁護士/司法書士など）である
• 法人登記での利用を認めていないバーチャルオフィスである

理由②都心一等地の住所をビジネスに活用できる

バーチャルオフィスは、都心一等地などの好立地に存在するケースが多く、信頼性の高い住所をビジネスに活用できます。これにより顧客や取引先からのイメージが良くなり、信頼を得られる要因となるでしょう。

賃貸オフィスの場合、都心一等地の物件を契約するには莫大な初期費用や固定費がかかります。起業直後の事業者の場合、現実的な選択肢ではないでしょう。バーチャルオフィスであれば、月額数百円から数千円の低価格で一等地の住所を利用できるため、起業直後の小規模事業者にもおすすめです。

また、地方の事業者が都心一等地の住所を活用してビジネスを展開する例もあります。地方の自宅で働きながらも、都心部のターゲット層に向けて事業を展開しやすくなるでしょう。

理由③プライバシーの保護に役立つ

プライバシーを保護できる点も、バーチャルオフィスが活用される大きな理由です。自宅で事業を展開する場合、以下のような場面で顧客や取引先に自宅住所が知られてしまう可能性があります。

• 名刺やホームページに自宅住所を載せる
• 郵便物の発送時に自宅住所を記載する
• 自宅を法人の本店所在地として登記する
• 契約書や公的機関への届出書に自宅住所を記載する

バーチャルオフィスを活用すれば、自宅住所の公開が不要となり、郵便物もバーチャルオフィス宛の住所に届きます。自宅住所を知られるリスクが減り、安心して自宅で事業を展開できるようになるでしょう。

理由④イメージアップ・信頼性の向上が期待できる

バーチャルオフィスの一等地の住所を事業所の所在地として公開することで、事業のイメージアップや信頼性の向上が期待できます。

実績の少ない起業直後の事業者の場合、事業所の所在地が信頼性を伝えるひとつの要素となります。しかし、資金が限られている起業直後の企業によって、賃料が高額な一等地のオフィスを賃貸することは容易ではありません。バーチャルオフィスを活用すれば、コストを大幅に抑えつつイメージアップが期待できる一等地の住所で事業を営めます。

一方で、アパートやマンションの自宅住所を事業所の所在地として公開すると、「本当に事業を営んでいるのか」などの不安を与える可能性があります。結果として、競合他社へ顧客が流れてしまうなど、機会損失につながる恐れがあるため、注意が必要です。

理由⑤運営コストを大幅に削減できる

賃貸オフィスと比べて大幅に初期費用や固定費を抑えられる点も、バーチャルオフィスが活用される理由のひとつです。バーチャルオフィスであれば、数千円の初期費用と、月額数百円から数千円程度の月額料金でオフィスを確保できます。

一方で、賃貸オフィスを契約して事業を立ち上げる場合、以下のような初期費用が必要です。事業規模やオフィスの立地にもよりますが、総額1,000万円を超える例もあります。

• 保証金・敷金
• 礼金
• 前家賃：賃料
• 前共益費
• 仲介手数料
• 火災保険料
• 保証会社利用料
• 内装工事費
• 備品（机/椅子など）の購入費

さらに、月額数万円から数十万円の固定費が発生します。初期費用や固定費があまりに大きいと、起業のリスクが高まり、資金繰りの悪化にもつながるため要注意です。

バーチャルオフィスの活用が向いている人・業種

バーチャルオフィスの活用が向いている人・業種は、以下のとおりです。以下では、それぞれの特徴についてを詳しく解説します。

• フリーランス・個人事業主
• スタートアップ・小規模法人
• 副業・複業ワーカー
• ノマドワーカーや海外在住者

フリーランス・個人事業主

自宅で働くフリーランス・個人事業主は、バーチャルオフィスの活用が向いています。

職種にもよりますが、顧客との郵便物のやり取りや請求書の発行といった場面で、自宅住所の公開が必要です。また、ECサイトの運営など、事業所の住所の公開が必要となる職種もあります。

さらに、住居用の物件にもかかわらず、自宅住所を事業所として公開すると、オーナーとのトラブルにつながる可能性も考えられます。バーチャルオフィスを活用すれば、これらのリスクやトラブルを未然に防止可能です。

加えて、事業が軌道に乗って法人成りする際に、そのままバーチャルオフィスの住所で法人登記できる点もポイントです。取引先への通知やホームページの更新といった手間を省くことができ、円滑に法人として事業を始められます。

スタートアップ・小規模法人

スタートアップや小規模法人には、バーチャルオフィスの活用をおすすめします。

スタートアップには、ビジネスが軌道に乗るまでの運営資金が求められます。バーチャルオフィスを活用してコストを削減することで、利益が出なくても中・長期的に事業を継続でき、成功の機会を増やせるでしょう。

また、小規模法人は従業員が少ないという特性上、リモートワークを導入しやすい傾向があります。リモートワークを採用し、バーチャルオフィスを本店所在地にすることで、資金繰りの安定化や余剰資金の再投資が実現しやすくなります。結果として、事業の成長性や安全性を高められるでしょう。

副業・複業ワーカー

バーチャルオフィスは、副業・複業ワーカーにも適したサービスです。

現在は、自宅で完結できる仕事が多く、副業として取り組む方も多く存在します。しかし、自宅での事業運営には、先述したようなプライバシーのリスクや対外的な信頼性の低下といったデメリットがあります。また、本業が別にある副業ワーカーの場合、平日の昼間は郵便物をなかなか受け取れないという方が多いでしょう。

バーチャルオフィスを活用すれば、プライバシーのリスクや対外的な信頼性の低下を防止でき、郵便物も柔軟に受け取れます。特に、郵便物の窓口受取やスポット転送に対応していれば、本業の合間や休日を使い、確実に郵便物を受け取れるでしょう。

ノマドワーカーや海外在住者

場所を選ばずに働くノマドワーカーや海外在住者は、バーチャルオフィスの活用がおすすめです。

決まった場所で働く必要がないノマドワーカーですが、事業所の所在地は自宅にしている方が多いでしょう。さらに、カフェや図書館、旅先など、さまざまな場所で仕事を行うという特性上、自宅で郵便物が受け取れないという方もいるはずです。ノマドワーカーがバーチャルオフィスを活用すれば、自宅住所を公開せず、郵便物の受け取りも柔軟に可能となります。

また、海外在住者が日本人向けに事業を展開する場合、郵便物の受け取りが課題のひとつとなります。海外に直接郵便物を送るのは手間と感じる方が多いでしょう。さらに、海外在住では電話対応も簡単ではありません。そこで、バーチャルオフィスを活用すれば、顧客は日本国内の住所に郵便物を発送でき、来客対応も受けられます。ただし、バーチャルオフィスが海外への転送に対応しているかを事前に確認しましょう。

バーチャルオフィス利用時の注意点と選び方

バーチャルオフィスを利用する際は、以下の注意点や選び方を踏まえ、最適なサービスを選択しましょう。以下では、それぞれの要素について詳しく解説します。

• 信頼できる運営会社かどうか
• 提供エリア・登記可否の確認
• 必要なサービスが含まれているか
• 料金体系・追加費用の有無
• 評判や口コミのチェック

信頼できる運営会社かどうか

バーチャルオフィスを選択する際は、信頼できる運営会社かどうかを見極めましょう。具体的にチェックすべき主なポイントは、以下のとおりです。

• 実績（顧客満足度/契約更新率/運営期間）はあるか
• 契約時にしっかりと審査が行われるか
• 利用規約や解約条件が明確であるか
• 問い合わせへの対応速度は早いか
• スタッフの顔が見え、対応に問題はないか

信頼できない運営会社の場合、個人情報やセキュリティの管理が甘かったり、サービス終了のリスクが発生したりします。不要なトラブルに巻き込まれたり、別のサービスを探す手間が増えたりする恐れがあるため、注意が必要です。

提供エリア・登記可否の確認

サービスの提供エリアと法人登記の可否を事前に確認しましょう。

本気で事業を展開するのであれば、都心一等地など、ビジネスが盛んに営まれているエリアがおすすめです。また、以下のように特定の地域で持たれる事業内容のイメージもあります。

• 東京都千代田区：士業など格式のある事業
• 東京都渋谷区：ITやクリエイティブ系

エリアと事業内容のイメージが一致すれば、一種のブランディング効果を発揮し、顧客からの信頼につながります。

また、バーチャルオフィスのなかには、法人登記に対応していないケースがあるため注意が必要です。法人登記を行う予定の場合は、法人登記の可否も重要な確認事項となります。

必要なサービスが含まれているか

バーチャルオフィス事業者によっては、住所貸し以外にも以下のようなサービスを提供しているケースがあります。

• 郵便転送
• 電話対応
• 貸会議室の提供
• 受付サービス
• 法人登記サポート
• 各種士業の紹介

住所貸しだけでなく、事業サポートも活用したい場合、必要なサービスが含まれているかどうかを確認することが大切です。たとえば、顧客からの電話や来客が見込まれる場合は、電話対応や受付サービスが提供されているバーチャルオフィスが理想です。

そのためにも、まずはバーチャルオフィスを利用する用途や目的を明確にしましょう。

料金体系・追加費用の有無

バーチャルオフィスを選ぶ際は、料金体系や追加費用の有無も重要な確認事項です。

バーチャルオフィスの料金体系は、通常「基本料金」が定められていますが、基本料金に含まれるサービス内容は各事業者で異なります。たとえば、郵便転送や電話対応、貸会議室の利用といったサービスは、オプションとして別途料金の支払いが必要なケースがあります。そのため、基本料金に含まれるサービス内容とオプション料金を確認したうえで、予算内に収まるかを判断しましょう。

また、バーチャルオフィスの契約時には、入会金といった初期費用がかかることが一般的なので、あわせて確認することが大切です。

評判や口コミのチェック

バーチャルオフィスを選ぶ際は、Googleなどで利用者の口コミを確認することをおすすめします。口コミの情報は実際の利用者の声であるため、利用者視点でサービスの質を判断できます。

サービス内容やスタッフの対応に対する不満の声があまりにも多い場合は、他のバーチャルオフィスを検討するほうが良いかもしれません。

バーチャルオフィス導入の流れ

バーチャルオフィスを契約し、利用を開始するまでの流れは、大きく以下のとおりです。ただし、あくまでも一例であり、詳細な手続きはバーチャルオフィス事業者によって異なります。

1. 契約するバーチャルオフィスの選定
2. 必要書類の準備
3. 申し込み・必要書類の提出
4. バーチャルオフィス事業者による審査
5. 審査結果通知の受け取り
6. 契約・初期費用の支払い

契約・初期費用の支払いが完了したら、バーチャルオフィスの住所を名刺やホームページに公開できます。また、必要書類は各バーチャルオフィスのホームページに記載されていることが一般的です。

なお、バーチャルオフィスの審査期間は、数日から1週間程度が目安ですが、なかには即日審査が終わるケースもあります。

まとめ

バーチャルオフィスとは、事業用の住所を貸し出すサービスであり、導入によりオフィスコストの削減やプライバシーの保護などを実現できます。実際のオフィス空間は利用できませんが、賃貸オフィスと比べて非常に安価であり、郵便転送や電話対応などのサービスも活用可能です。特に、自宅で事業を運営する個人事業主や小規模事業者、副業ワーカー、ノマドワーカーにとって、効率的に事業を運営できる要因となるでしょう。

現在は、数多くのバーチャルオフィス事業者が存在し、サービス内容や料金体系はそれぞれ異なります。バーチャルオフィスに求めるサービスやエリア、予算を明確にし、自分に最適なサービスを選択しましょう。